ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної служби
України з надзвичайних ситуацій
16.08.2017 № 445
ІНСТРУКЦІЯ 
із  заповнення (ведення) Журналу реєстрації інформації про пожежі та обліку пожеж

1. Ця Інструкція визначає порядок заповнення (ведення) Журналу реєстрації інформації про пожежі та обліку пожеж (далі – Журнал). 
Журнал зберігається в черговій частині міського, районного, міськрайонного управління (відділу, сектору) територіального органу ДСНС (далі – підрозділ). Сторінки Журналу нумеруються, прошнуровуються та скріплюються печаткою. Журнал реєструється в канцелярії (у секретаря) підрозділу за відповідним інвентарним номером.
2. Журнал призначений для реєстрації інформації про пожежі, що надійшла від фізичних або юридичних осіб у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці.

4. Записи в Журналі проводяться зрозуміло, охайно та тільки чорним або синім чорнилом (пастою). Виправлення та підчистки не допускаються. У разі помилкового запису здійснюється запис “записано помилково”. При цьому нумерація подальших записів здійснюється з порядкового номеру помилкового запису (1, 2, 3 – помилковий запис, далі – 3, 4 …).
5. У разі безпосереднього звернення громадян до підрозділу із заявою про пожежу посадова особа зобов’язана з’ясувати прізвище, ім’я, по батькові та іншу контактну інформацію про заявника.
6. Позиції Журналу 1, 2, 3 заповнюються диспетчером, черговим, його помічником, працівником, призначеним на чергування в установленому порядку, а позиції 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 – посадовою особою органу державного нагляду (контролю) у сфері пожежної та техногенної безпеки відповідного підрозділу.
7. Під час заповнення Журналу необхідно дотримуватися таких вимог:
у графі 1 вказується порядковий номер реєстрації інформації про пожежу;
у графі 2 вказується дата та час надходження інформації про пожежу; звідки надійшла інформація (прізвище та ініціали інша контактна інформація про заявника); в якій формі надійшла інформація (усно, письмово, телефоном тощо); якщо заява надійшла від посадових осіб підприємств, установ та організацій – їх адреса та службові телефони;
у графі 3 вказується стислий зміст інформації про пожежу, орієнтовний час, місце, обставини й інші відомості, що мають значення оперативного характеру та в подальшому полегшать її перевірку, а також прийняття рішення;
у графі 4 вказується кому та коли доручено розгляд інформації про пожежу, а також ставиться підпис про ознайомлення особи, яка отримала цю інформацію;
у графі 5 вказується порядковий номер пожежі в підрозділі, що підлягає обліку;
у графі 6 вказується дата виникнення пожежі; найменування об’єкта пожежі, його повна адреса; відомча належність або інформація про власника об’єкта пожежі;
у графі 7 вказується ймовірна або остаточна причина пожежі;
у графі 8 вказуються матеріальні збитки (прямі та побічні), відомості про загиблих (травмованих) унаслідок пожежі людей, загиблих тварин;
у графі 9 вказуються вжиті заходи за інформацією про пожежу (направлено чи ні до органів досудового розслідування; куди направлено, вих. №, дата);
у графі 10 вказуються результати звірок з органами досудового розслідування (№ кримінального провадження в Єдиному реєстрі досудових розслідувань або інше рішення); заходи адміністративного впливу);
у графі 11 робиться відмітка: у разі, коли інформація про пожежу не підтвердилась, обліку не підлягає або обліковується іншими центральними органами виконавчої влади відповідно до вимог Порядку обліку пожеж та їх наслідків, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 р. № 2030.
8. Персональна відповідальність за достовірність і повноту реєстрації інформації про пожежі та їх облік покладається на керівника підрозділу. Посадова особа, відповідальна за ведення Журналу, контролює своєчасність та якість його заповнення.

Директор Департаменту запобігання 
надзвичайним ситуаціям                                                                    О. Щербаченко