Додаток 29 
до Інструкції 
(пункт 31, 173)	
ПОРЯДОК 
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Реквізити	Пояснення до заповнення	
Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється	
Автор (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи	
Дата документа	дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)	
Індекс документа	індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається	
Дата надходження	дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа	
Індекс	індекс, присвоєний вхідному документу установою - одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами	
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил	
Резолюція	переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції	
Реквізити	Пояснення до заповнення	
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону	
Строки виконання	проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді	
Позначка про виконання	короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді	
Перелік реквізитів організаційно-розпорядчих документів
Назва реквізиту	Код реквізиту	
Зображення Державного Герба України	01	
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)	02	
Зображення нагород	03	
Код організації	04	
Код форми документа	05	
Назва організації вищого рівня	06	
Назва організації	07	
Назва структурного підрозділу організації	08	
Довідкові дані про організацію	09	
Назва виду документа	10	
Дата документа	11	
Реєстраційний індекс документа	12	
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь	13	
Місце складання або видання документа	14	
Гриф обмеження доступу до документа	15	
Адресат	16	
Гриф затвердження документа	17	
Резолюція	18	
Заголовок до тексту документа	19	
Відмітка про контроль	20	
Текст документа	21	
Відмітка про наявність додатків	22	
Підпис	23	
Гриф погодження документа	24	
Візи документа	25	
Відбиток печатки	26	
Відмітка про засвідчення копії	27	
Прізвище виконавця і номер його телефону	28	
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи	29	
Відмітка про наявність документа в електронній формі	30	
Відмітка про надійдення документа до організації	31	
Запис про державну реєстрацію	32	
СХЕМИ РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ

1. Розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка